Taloushallinto - E-laskut ja SEPA

Monet kunnat ja isot yritykset alkavat toivoa tai jopa vaatia sähköistä laskutusta, jossa lasku menee konekielisenä yritykseltä toiselle jonkun välittäjäorganisaation (esim. pankki) kautta, niin että se voidaan maksaa ilman paperiversiota. Lisätietoa sähköisestä laskutuksesta löytyy pankkien nettisivuilta. Lisätietoa myös: www.finvoice.info.

Lähes kaikki laskutusohjelmat voivat jo tehdä ja lähettää Suomessa hyväksyttyyn Finvoice-standardiin perustuvia e-laskuja. Jos sähköisiä laskuja tarvitaan vain vähän, ota selvää voitko pankkisi verkkosivuilla käydä tekemässä tarvittaessa yksittäisiä sähköisiä laskuja. Ainakin joissakin pankeissa tämä on mahdollista. Myös verkkolaskut.fi -palvelu tarjoaa pienyrityksille mahdollisuuden tehdä sähköisiä laskuja.

Sähköisen laskun tekeminen ei ole sen monimutkaisempaa kuin tavallisen laskun teko, tarvitaan vain asiakkaan yhteystiedot, IBAN-tilinumero, ja tiedot laskutettavasta. Pankki tai muu välittäjäorganisaatio hoitaa laskun asiakkaan järjestelmään. Samalla tavalla pankin kanssa neuvotellen ja sopien voit ryhtyä myös ottamaan vastaan verkkolaskuja.

Maksujen seuranta ja perintä

Jotta osuuskunnalla on varaa maksaa laskut ja hoitaa muut velvoitteensa, rahan pitää kiertää. Tehdyt työt on laskutettava aikailematta ja sen jälkeen seurattava, että lähetetyt laskut myös maksetaan. Kohtuullisen nopeasti eräpäivän jälkeen tehty maksumuistutus varmistaa maksun saannin. Jos on tarpeen, vielä voi lähettää toisen muistutuksen, mutta ellei sekään tuota tulosta, on syytä miettiä muita keinoja. Puhelu ao. yritykseen on nopea ja usein tuottoisa keino. Muistutuskirje on helppo sysätä syrjään, mutta on jo vaikeampaa selittää puhelimessa maksun viivästymisen syy. Jos asiakas haluaa maksuaikaa tai maksaa erissä, on syytä tehdä selkeä maksuaikataulu, joka lähetetään asiakkaalle faksilla, sähköpostilla tai kirjeitse. Ellei maksuohjelmaa noudateta, asiaan on syytä nopeasti palata.

Vaikka on toisaalta hyvä periaate, että työn tehnyt ja tilauksesta sopinut henkilö hoitaa myös maksun karhuamisen, joskus voi olla hyvä, että perintäsoiton tekee joku muu, jolla ei ole henkilökohtaista suhdetta perittävään vaan joka voi esiintyä vain osuuskunnan edustajana.

Jos tuntuu, että yrityksellä olisi varaa maksaa, mutta maksua ei vain kuulu, haastehakemuksen tekeminen oikeuteen on vain yksi kirje, johon löytyy kaavoja. Jos yrityksellä on varaa, se kyllä haluaa välttää päätymästä Asiakastiedon luottohäiriörekisteriin ja maksaa, kun saa oikeudelta tiedon haastehakemuksesta. Hakemuksen jättäminen maksaa, mutta summan voi laskuttaa vieläpä suurempana perittävältä. Malleja haastehakemuksen ja perintäkirjeiden tekemiseen löytyy esim. Lakioppaasta. Myös perintätoimistojen apua kannattaa käyttää. Usein tehoaa jo se, kun ilmoittaa, että asia siirtyy seuraavaksi perintätoimistolle.

Asiakastieto on hyvä lähde silloin kun on aloittamassa liikesuhdetta ennestään tuntemattomaan yritykseen tai kun tutun yritykset maksut alkavat viipyä. Asiakastiedolta voi nykyään ostaa vain yhden yrityksen tiedot kerrallaan.

Palkanlaskenta

Palkanlaskennan perusta on se, että sekä työntekijät että palkanlaskija tietävät, mikä on sovittu palkka, maksetaanko ilta-, ylityö- ym. lisiä ja miten kesälomakorvaus tai palkka maksetaan ja maksetaanko lomaraha. Tietojen täytyy tulla palkanlaskijalle sovitussa aikataulussa, jotta hän voi tehdä työnsä samoin sovitun aikataulun mukaan. Jos työntekijälle maksetaan lomakorvaus heti palkan yhteydessä, sen on näyttävä myös palkkalaskelmassa.

Jos lomapalkat ja rahat maksetaan kesällä, on muistettava pitää huoli maksuvalmiudesta eli siitä että yrityksellä on varaa maksaa lomapalkat ja -rahat.

Kekepalkki2013F
ATAKUNNAN OSUUSTOIMINNAN KEHITTÄMISKESKUS

Satakunnan Osuustoiminnan Kehittämiskeskus, Sataosaajat Osuuskunta, Teljänkatu 8 A2, 28130 Pori. Puh. (02) 633 5095.