Taloushallinto - Laatu

Kun arkikielessä puhumme laadusta, tarkoitamme, sitä onko työ tehty hyvin ja huolella aikataulun ja suunnitelmien mukaan, onko jälki moitteeton, onko palvelu ollut asiallista ja ystävällistä jne. Siitä on kysymys, vaikka puhuttaisiin laatujärjestelmistä ja ISO-standardeista. Tehty työ tai palvelu kertoo aina asiakkaalle, onko yrityksen toiminnassa laatu kunnossa.

Nykyään yhä useammin tilaaja haluaa jo etukäteen varmistua tuotteen tai palvelun laadusta. Sitä varten on kehitetty laatukäsikirja, johon kirjataan tarkoin kaikki yrityksen prosessit ja menettelytavat prosessin eri vaiheissa. Laatukäsikirja voi olla vapaamuotoinen tai ISO –standardin mukainen. Kansainvälinen ISO-laadunhallintajärjestelmä edellyttää tiukkojen muotomääräysten noudattamista sekä ulkopuolista arviointi- ja hyväksymismenettelyä.

Laatukäsikirjaa saatetaan jo edellyttää monien alojen aliurakoitsijoilta; esim. rakennusalalla sitä kysytään yleisesti. Samoin monet sosiaalialan laitokset joutuvat tekemään laatukäsikirjan pärjätäkseen kuntien järjestämissä kilpailuissa. Stakesilla onkin omat laatusuosituksensa, jotka löytyvät netistä: www.thl.fi. Suomen Laatukeskuksen sivuilta löytyy myös lisätietoa: www.laatukeskus.fi

Laatu- tai toimintakäsikirjan voi tehdä vapaamuotoisestikin yrityksen omaksi ohjeeksi ja tilaajien tutkittavaksi. Siihen kirjataan kaikki yrityksen periaatteet, prosessit ja toimintatavat. Niin ulkopuolinenkin voi helposti tutustua, miten yritys toimii ja millaisia työmenetelmiä se käyttää.

Jos käsikirja tehdään hyvin perusteellisesti ja standardien mukaiseksi, se on työläs prosessi, joka vaatii paljon palavereja ja usein myös ulkopuolista ohjausta. Työprosessien ja -menetelmien miettiminen tietysti on aina hyväksi. Kun asioista keskustellaan, löydetään usein monta parannusehdotusta. Kun menettelytavat ja periaatteet kirjataan, kaikki tietävät miten toimia ja työn laatu standardisoituu, mikä onkin laatukäsikirjan yksi tarkoitus. Kirjasta myös uudet työntekijät ja sijaiset saavat hyvän tuen ja ohjauksen toiminnalleen.

Terve järki on käyttökelpoinen tässäkin asiassa. Mikä tahansa prosessi saadaan näyttämään monimutkaiselta ja vaikealta, jos se kuvataan hyvin yksityiskohtaisesti ja perinpohjaisesti. Tärkeintä on määritellä periaatteet, joihin toiminta nojautuu. Laadukkaat kuvaukset ovat selkeitä ja yksinkertaisia. Piirroksia ja kaavioita voi käyttää apuna.

Laatukäsikirja myös vanhenee, se pitäisi päivittää kerran vuodessa ja katsoa ovatko sen ohjeet toimineet käytännössä, vai onko tarpeen tehdä niihin muutoksia.

Mikään laatukäsikirja ei sinänsä takaa hyvää laatua, vaan kaiken perustana ovat työn tekijät. Laatu perustuu heidän toimintaansa ja vastuuntuntoonsa. Yrityksen ja sen johdon tehtävänä on huolehtia siitä, että työntekijöillä on hyvät mahdollisuudet tehdä työtään ja asianmukaiset välineet. Mahdollisuus vaikuttaa omaan työhön sekä johdon ja työtovereiden kannustus ja palaute tuottavat laatua.

Laatua voidaan tarkistaa myös asiakaskyselyjen avulla. Asiakkaille voidaan lähettää kyselykaavake postissa tai työn suorittaja voi jättää sen asiakkaan vastattavaksi. Liittämällä mukaan palautuskuori voidaan varmistaa se, että lomake palautuu. Palautetta voi kerätä myös soittamalla asiakkaalle jonkin ajan kuluttua siitä, kun työ on tehty ja kysymällä, onko hän tyytyväinen? Samalla on hyvä tilaisuus tarjotaan lisää palveluja.

Kannattaa myös pohtia, olisiko takuu joissakin tapauksissa tarpeellinen ja mahdollinen?

Osuuskunta voi tehdä kyselyn myös jäsenilleen, jos haluaa varmistaa, että sisäisten prosessien laatu on kunnossa. Selkeät tavoitteet ja niiden toteutumisen seuranta toimivat myös laadun mittareina.

Pohdittavaa taloushallinnosta Lataa tästä

Kekepalkki2013F
ATAKUNNAN OSUUSTOIMINNAN KEHITTÄMISKESKUS

Satakunnan Osuustoiminnan Kehittämiskeskus, Sataosaajat Osuuskunta, Teljänkatu 8 A2, 28130 Pori. Puh. (02) 633 5095.